Qu'est-ce que Gemba ? (Et quand l'utiliser et pourquoi c'est important)

Gemba est un terme japonais que les stratèges du Lean Management appliquent souvent aux environnements de travail. Il décrit le lieu où le travail est réalisé. Par exemple, le Gemba d'un artiste peut être son atelier. Pour les mécaniciens automobiles, le Gemba désigne l'atelier. Traduit littéralement du japonais, Gemba signifie « le lieu réel ». Mon regretté sensei Taiichi Ohno a inventé ce terme pour désigner le lieu où les équipes travaillent sur leurs projets. Son intégration dans la stratégie Lean Management encourage les chefs de projet à quitter leurs bureaux et leurs routines pour voir leurs équipes en action. En visitant le rez-de-chaussée, ou l'endroit où les équipes terminent leur travail, les managers peuvent mieux observer, analyser et améliorer les processus.

Quand Gemba est-il utilisé ?

Le terme « Gemba » désigne un aspect important de la stratégie de gestion Lean. En général, les managers effectuent une « visite Gemba », au cours de laquelle ils observent les processus de travail en personne. En visitant le Gemba, ils peuvent nouer des liens avec les employés, mieux comprendre les processus et développer de nouvelles stratégies d'amélioration.

Pourquoi Gemba est-il important ?

Le Gemba est important car il permet aux managers d'accéder au travail réel réalisé sur leurs projets. Les managers peuvent améliorer l'efficacité et la productivité de leurs équipes en comprenant les processus et les stratégies qu'elles utilisent. En observant les processus en personne, les chefs de projet et les managers Lean peuvent développer leurs relations avec leurs équipes et approfondir leur connaissance des opérations qu'ils supervisent. La visite peut également les aider à impliquer leurs collaborateurs dans le processus d'amélioration continue. En échangeant avec les équipes et en observant le travail en action, les managers peuvent communiquer plus clairement leurs attentes et favoriser l'engagement des collaborateurs.

Comment effectuer une marche Gemba

Une visite Gemba est un processus que les managers peuvent utiliser pour optimiser leurs visites au Gemba de leur équipe. Voici comment procéder :

1. Identifier les priorités
   Avant de commencer votre visite, planifiez vos objectifs. De nombreux professionnels du Lean Management privilégient un thème pour leur visite. Celui-ci pourrait être axé sur la réduction des coûts, l'amélioration de la sécurité au travail ou l'augmentation de la productivité des employés. Quels que soient vos objectifs, les définir avant de réaliser la visite Gemba vous aidera à rester concentré et à aborder un aspect du projet à la fois. Créez une checklist pour votre visite afin de prendre facilement des notes et de vérifier les caractéristiques essentielles du projet. Utilisez-la pour décrire le projet et les processus existants, et pour identifier les éventuelles préoccupations rencontrées lors de la visite.
2. Communiquer les objectifs
   Avant votre visite, communiquez également à votre équipe vos objectifs. Cela permettra d'éviter toute surprise et de les impliquer dans le processus d'amélioration. Vous pouvez partager vos objectifs et vos priorités et les assurer que le but de la visite n'est pas d'identifier les lacunes individuelles des employés. Pensez à partager votre liste de contrôle et à solliciter leur avis. En réalisant eux-mêmes le processus, ils pourraient avoir des informations utiles sur les points d'inefficacité ou de gaspillage.
3. Évaluer les processus
   Avec le soutien de votre équipe et votre liste de priorités, effectuez votre visite. Évaluez les processus et activités existants. Si l'évaluation des performances de l'équipe est également importante, l'objectif de la visite Gemba est d'améliorer les opérations, et non de déceler les faiblesses de l'équipe. Se concentrer sur le processus plutôt que sur l'équipe peut améliorer leur collaboration et faciliter l'observation naturelle des différentes composantes du projet.
4. Identifier les déchets
   Identifiez les éléments les plus précieux de votre processus de production et analysez-les. Par exemple, si la sécurité est au cœur de votre visite, identifiez les zones présentant les plus fortes probabilités de danger. De même, si vous recherchez la productivité ou les économies de coûts, identifiez les sources potentielles de gaspillage ou d'inefficacité. L'objectif de la visite est d'identifier ces situations afin de réduire les risques et d'améliorer vos processus.
5. Prenez des notes et des photos
   Utilisez votre liste de contrôle ou une autre méthode pour consigner vos constatations, vos préoccupations et vos solutions potentielles. Évitez de formuler des suggestions pendant la visite. Cela pourrait donner aux membres de l'équipe l'impression que vous examinez attentivement leur performance. Conservez plutôt vos notes au même endroit et attendez la fin de la visite pour compiler vos constatations et proposer vos solutions. Prenez même des photos des points problématiques et envoyez-les à la personne responsable pour résolution, par exemple en cas de problèmes de sécurité ou de problèmes liés à la méthode 5S.
6. Demander un deuxième avis
   Vous pouvez inviter le responsable d'un autre service ou un collègue non directement impliqué dans votre processus à vous accompagner lors de la visite. Son point de vue objectif pourrait vous apporter des éclairages ou des questions pertinentes pour alimenter votre évaluation finale. Il pourrait également avoir ses propres suggestions de solutions ou stratégies à proposer. Obtenir un deuxième avis peut vous permettre de mieux comprendre vos propres opérations et d'appréhender le processus d'un point de vue externe. Encore une fois, assurez-vous que votre équipe est au courant de la visite et de vos objectifs. Cela les aidera à se sentir plus réceptifs à l'idée que quelqu'un supervise leurs activités et pose des questions.
7. Partagez vos résultats
   Une fois vos idées compilées et vos propositions de solutions préparées, communiquez vos conclusions à votre équipe. Même si votre visite n'a rien révélé de notable, partager vos découvertes peut impliquer les membres de l'équipe et les convaincre que le but de la visite n'est pas de critiquer leurs efforts. Aidez-les à se sentir acteurs du processus plutôt que sujets d'observation. Vous pouvez prendre en compte leurs suggestions et les intégrer à vos révisions de processus. Si vous souhaitez tester de nouvelles stratégies, communiquez-les également à votre équipe. Continuez à effectuer des visites pas à pas pour comprendre les effets de vos solutions et améliorer vos processus.